Pomysleli ste si niekedy, že pri obyčajnom vystavovaní faktúr môžete ušetriť čas aj peniaze? A pritom je to úplne jednoduché. Stačí len zvoliť ten správny nástroj. Pozrite si, ako vám pomôže.

Ak pripravujete faktúry vo Worde, Exceli či napríklad v účtovnom programe, viete, že to chvíľu trvá. V kancelárskych aplikáciách musíte ručne zadávať a kontrolovať všetky údaje, zatiaľ čo účtovníctvo obsahuje množstvo funkcií, ktoré na fakturáciu nepotrebujete. A to vám môže zbytočne komplikovať prácu.

A preto je lepšie na to ísť inak – pomocou online fakturačnej služby.

Faktúry máte vždy po ruke

Hlavnou výhodou online fakturácie je to, že ju máte stále po ruke. Či už ste v kancelárii, na pracovnom obede alebo na dovolenke na druhom konci sveta.

Stačí vám len mobil alebo notebook, pripojenie na internet a prehliadač.

V ňom sa prihlásite k fakturačnej službe a môžete sa pustiť do prípravy faktúr či napríklad cenových ponúk. Aj s nimi si totiž vhodná online fakturácia poradí.

Vždy správne údaje

Online fakturačné služby komunikujú s databázami a dokážu z nich na doklady preniesť údaje o vás aj o vašich klientoch. Stačí len zadať IČO a program automaticky doplní súvisiace údaje. Napríklad číslo vášho účtu alebo klientovu adresu.

A pretože informácie pochádzajú priamo z verejných registrov, máte istotu, že sú správne a aktuálne. Nemusíte ich teda ručne kontrolovať.

Máte prehľad o úhradách

Oplatí sa tiež spárovať fakturačnú službu s internetovým bankovníctvom. Program sa vďaka tomu dozvie o úhrade konkrétnej faktúry – a označí ju ako zaplatenú. Máte tak vždy prehľad o tom, ktorí klienti už zaplatili. A ktorí vám, naopak, dlžia, aj keď už je dávno po termíne splatnosti.

Tak môžete klientovi včas poslať upomienku.

Alebo na doklady rovno pridajte upozornenie na pokutu za oneskorenú platbu. A klienti už dátum splatnosti len tak neprehliadnu.

Pravidelné faktúry bez starostí

Čas a prácu vám ušetrí aj ďalšia šikovná funkcia – automatická tvorba pravidelných faktúr. Ak klientom pravidelne fakturujete rovnakú sumu, napríklad za prenájom či energie, program všetko vyrieši za vás.

Stačí pripraviť šablónu a nastaviť pravidlá pre odosielanie.

Každý týždeň, mesiac alebo napríklad kvartál softvér zadanú faktúru pripraví a rovno ju pošle danému klientovi. A vy už iba skontrolujete, či vám dorazila platba.

Všetko je zadarmo

A čo je na tom všetkom najlepšie? Že fakturáciu online môžete mať aj zadarmo – a ušetrí vám tak čas, ako aj peniaze.

Online fakturačné programy totiž ponúkajú niekoľko druhov predplatného vrátane bezplatnej verzie. V nej si všetko vyskúšate, a ak fakturujete len niekoľkým stálym klientom, tak si s ňou vystačíte prakticky neobmedzene dlhú dobu.

Vďaka tomu získate efektívneho pomocníka, ktorý vám uľahčí administratívu. A na ktorého sa môžete spoľahnúť kedykoľvek a kdekoľvek.